Vejledning for eksamensadministrationer

Bestillingsgrænser

For at sikre bredest mulige fordeling af censuropgaverne blandt censorerne har formandskaberne fastsat grænser for bestillingernes omfang.

Samtidig vil grænserne medvirke til overholdelse af 125-timersreglen, jf. Finansministeriets cirkulære nr. 12407 af 17.1.2001

Følgende grænser for bestillingernes omfang skal respekteres ved bestilling af censorer. Der ikke tale om skarpe grænser, men de må ikke overskrides væsentligt.

Censorbestillingerne må højst have et omfang, der svarer til en eller flere af nedenstående grænser:

  • En censuropgave med mundtlige prøver må højst strække sig over to dage
    ELLER
  • En censuropgave må højst have et samlet timeomfang på 30 timer
    ELLER
  • En censuropgave af skriftlige eksaminer uden mundtligt forsvar må højst indeholde 100 besvarelser, disse må dog maksimalt tage 30 timer at bedømme

Censorerne kan acceptere opgaver, selv om der er væsentlige overskridelser af ovenstående, men kan efterfølgende anmode eksamensadministrationen om, at censuropgaven mindskes jf. ovenstående rammer. Dette skal i så fald respekteres, og censuropgaven tilpasses  og fordeles på flere censorer (jf. Opdatering af prøveoplysninger herunder). Supplerende bestillinger oprettes efterfølgende af eksamensplanlægger.

Det anbefales dog, at særligt kandidatspecialer samles i større puljer pr. bestilling, da der ofte sker afmeldinger efter planlægningstidspunktet.

Menu i Censor IT

I Censor IT er der – efter log ind med brugernummer og adgangskode – i menuen i højre side følgende punkter:

  • Min profil
  • Beskikkelser
  • Censorbestillinger
  • Opret ny bestilling
  • Eksaminatorer
  • Opret ny eksaminator
  • Stamoplysninger

Nedenfor gennemgås væsentlige menupunkterne.

Min profil

Her kan du se dine stamoplysninger samt ændre din adgangskode.

Censorbestillinger

Her kan du se de bestillinger, der er indtastet. Du kan vælge at se "Alle" på en gang, eller filtrere efter "Ikke allokerede" eller "Allokerede".

Der kan også vælges "udvidet visning", der tilføjer en kolonne med kategori og kvalifikation for bestillingen.

Ved at klikke på den blå bog ud for den enkelte bestilling kan du se censor- og eksaminatorrapporten.

Ved at klikke på prøvenr. kan du se detaljerne for bestillingen.

Ved at klikke på censornavnet kan du se kontaktoplysninger og andre detaljer om censor.

Vedr. "Seneste allokeringsdato for censor": Den anførte dato for seneste allokering indsættes automatisk af systemet til dagen før eksamensdato/seneste voteringsdato, men har ingen praktisk betydning for, hvornår censor allokeres. Censor allokeres altid hurtigst muligt og som regel inden for 2-4 dage fra bestillingen er oprettet (jf. dog '5 valgmuligheder' i denne vejledning under 'Opret ny bestilling - fem valgmuligheder'). 


Status

En censuropgave kan have en af fire følgende statusser:

  •  'Ny' - du kan slette din bestilling ved at klikke på den blå skraldespand. Som udgangspunkt har bestillingen denne status på dagen den bliver oprettet
  • 'I gang' – systemet er i gang med at finde en censor
  • 'Afsluttet' – du skal ikke foretage dig yderligere, da censuropgaven er afsluttet
  • 'Aflyst' – Bestillingen er aflyst/slettet

Opret ny bestilling

Vælg 'Opret ny censorbestilling.'

Først vælges institutionen/uddannelsen.
Postnr. for stedet, hvor censuropgaven afholdes, indtastes.

Herefter indtastes informationerne passende til punkterne beskrevet i det følgende.

Vælg prøvetype og prøveform

Først vælges der mellem følgende prøvetyper:

  • Ordinær prøve
  • Syge- omprøve
  • Anke

Herefter vælges der mellem følgende prøveformer: 

  • Skriftligt produkt udarbejdet hjemme
  • Skriftlig stedprøve
  • Mundtlig stedprøve (uden skriftligt oplæg)
  • Mundtlig stedprøve på baggrund af et skriftligt produkt

Vælg allokeringsprincip (nærhed/spredning)

Nærhed. Valget af censor prioriteres efter den korteste mulige km-afstand fra bopæl til uddannelsesstedet. Prioriteringen af censorerne afhænger dog også af en række andre faktorer, herunder censorernes aktivitet samt de kvalifikationer, der er valgt for bestillingen (se mere under Forespørgsels- og allokeringsrutinen). Nærmest mulige censor bor derfor ikke nødvendigvis i nærheden af prøvestedet.

Spredning. Valget af censor prioriteres efter den længst mulige km-afstand fra bopæl til uddannelsesstedet. Dette allokeringsprincip er automatisk forvalgt ved skriftlige prøver af hensyn til en bred anvendelse af censorkorpset.

Tast antal eksaminander

Hvis antal eksaminander ændres væsentligt efter bestilling (+/- 20 %), skal antallet ændres i bestillingen. Efter allokering kan antallet ændres ved at klikke på blyanten ud for prøven i oversigten over bestillinger (se også Opdatering af prøveoplysninger – efter allokering nedenfor).

Tast censornormen

Censornormen angives i bestillingen som et samlet, gennemsnitligt antal minutter pr. studerende.

Ved mundtlige eksaminer med skriftligt produkt skal angives tiden i alt både for læsning af det skriftlige produkt og tiden for selve eksaminationstiden.

Ved skriftlige opgaver, hvor flere studerende arbejder sammen om en opgave, deles censornormen for læsning af opgaverne med antallet af medvirkende studerende. Der er tale om et vurderet gennemsnit.

Foreskriver eksamensbestemmelserne fx at de studerende arbejder sammen i grupper på 4-6 studerende udregnes et gennemsnit for 5 studerende, ved grupper på fx 2-3 studerende vælges 3 studerende som udgangspunkt for det beregnede gennemsnit.
I begge tilfælde bruges gennemsnittet også selvom der er studerende, der afleverer og eksamineres individuelt.

Der anvendes et gennemsnitstal, da en censuropgave samlet kan bestå af forskellige gruppestørrelser, hvor der fx også kan indgå enkeltmandsopgaver. Derfor giver gennemsnittet en rimelig rettesnor for censuropgavens samlede omfang i forhold til det forventede antal studerende.

Nedenfor gives to eksempler på en udregning af en censornorm.


Eksempel A

  • Der afleveres et skriftligt produkt på max. 50 sider.
  • Opgaven udarbejdes i grupper af 4-6 studerende.
  • De studerende eksamineres enkeltvis.
  • Den mundtlige eksaminations varighed er 25 min pr. studerende. 


Gennemsnittet beregnes ud fra 5 studerende, da eksamensbestemmelserne angiver gruppe-størrelsen til 4-6 studerende.

Censornormen for det skiftlige produkt sættes i dette eksempel til 4 timer. Omregnet til minutter er censornormen for det skriftlige produkt samlet 240 minutter for de 5 studerende.

240 min. / 5 stud. = 48 min. pr. studerende. 
Eksamens varighed er 25 min. pr. studerende.

Den gennemsnitlige norm pr. studerende bliver dermed 48 min. + 25 min. = 73 min.


Eksempel B

  • Der afleveres et skriftligt produkt på max. 120 sider.
  • Opgaven udarbejdes af 2 studerende.
  • De 2 studerende eksamineres som gruppe.
  • Den mundtlige eksaminations varighed er 75 min for de to studerende.

Gennemsnittet beregnes ud fra 2 studerende, da eksamensbestemmelserne angiver gruppe-størrelsen til 2 studerende. 

Censornormen for det skiftlige produkt sættes i dette eksempel til 10 timer. Omregnet til minutter er censornormen for det skriftlige produkt samlet 600 minutter for de 2 studerende. 

600 min. / 2 stud. = 300 min. pr. studerende.
75 min. / 2 stud. ≈ 37 min.

Den gennemsnitlige norm pr. studerende bliver dermed 300 min. + 37 min. = 337 min.

Normen skal angives i hele antal minutter, om der rundes op eller ned er ikke afgørende.

Vælge sprog

Sproget censuropgaven foregår på vælges.

Indtast dato

Ved følgende prøveformer indtastes følgende datoer:

  • Skriftlige prøver – tast afleveringsdato og voteringsdato.
  • Mundtlige prøver – tast første censordag og vælg evt. yderligere censordage, hvor censor skal være til stede.
  • Mundtlige prøver med skriftlig oplæg – tast afleveringsdatoen og første censordag og vælg evt. yderligere censordage, hvor censor skal være til stede.


Vær opmærksom på, at der ikke kan vælges datoer tidligere end to uger fra indtastningsdatoen.  


Kan en mundtlig prøve efter nærmere aftale placeres inden for fx en given uge, vælges én af dagene, fx mandag, og i beskedfeltet til censor angives, at den præcise placering af prøven kan ske inden for det givne tidsrum. 

Generelt anbefales det, at bestillinger i hovedperioderne maj-juni og december-januar ikke strækker sig over mere end én dag af hensyn til at sikre allokering af prøverne.

For bestillinger, der kun vedrører et enkelt kandidatspeciale (1-2 studerende), bør der ikke på forhånd fastlægges en bestemt dag/tidspunkt. Der indtastes en vikårlig dato, og det angives i 'Besked til censor,' at datoen ikke er fastlagt. Dato og tid fastlægges i de tilfælde i samarbejde med allokeret censor. Censorerne vil på den måde få mulighed for evt.  at kombinere en censuropgave med en allerede allokeret opgave. Dette vil dels sikre en besparelse på transportudgifterne for universiteterne, dels vil det øge kapaciteten for censorkorpset

Ændres en prøvedato efterfølgende i forhold til det oprindeligt indtastede, ændres prøven ved at klikke på blyanten ud for prøven i oversigten over bestillinger (se også Opdatering af prøveoplysninger – efter allokering nedenfor).

Dato må dog kun ændres efter forudgående aftale med allokeret censor. Det er vigtigt at de rigtige oplysninger fremgår af prøven, bl.a. i forhold til censors muligheder for at tjekke datoer for egne allokerede prøver i systemet og i forhold til censorrapporten, der er klar til indtastning på systemdatoen. Systemdatoen vil også være den, der fremgår af censorrapporten.

Prøvedato tidligere end to uger fra bestillingstidspunktet

Ligger censuropgaven helt undtagelsesvist tidligere end to uger fra bestillingstidspunktet vælges den tidligst mulige dato, og den korrekte prøvedato anføres i 'Besked til sekretariatet.'


For at lette allokeringen anbefales det, at der ikke på forhånd er bestemt et helt fast tidspunkt for prøven, da det vil øge mængden af censorer, der har mulighed for at påtage sig prøven.

Der gøres opmærksom på, at der ikke garanteres allokering af en censor til prøver, der bestilt efter tidsfristen på 14 dage. Der skal derfor fra universitetets side sideløbende arbejdes på alternative datomuligheder mere end 14 dage fra bestillingstidspunktet.

Vælg Uddannelse, Kategori og Kvalifikation(er)

Først vælges det hvilken uddannelse prøven er inden for.

Herefter vælges kategorien, ved prøver på inden for universitetsuddannelserne vil det sige hvilket niveau prøven er på, altså bachelor, kandidat eller MBA/Master. Ved HD-uddannelserne vælges hvilken linje af HD uddannelserne prøven falder inden for fx HD Organisation og ledelse.

Så vælges der en eller flere kvalifikationer. Vælges der mere end en kvalifikation skal der være en vis faglig sammenhæng mellem kvalifikationerne. Se oversigten over kvalifikationerne her

Besked til censor

Her angives det nærmere faglige område, titel på kandidatafhandlinger, link til kursuskatalog, målbeskrivelse, studieordning eller lignende. Praktiske detaljer om prøven angives også her, evt. oplysning om honorering og evt. mulighed for at placere prøven inden for et givent tidsrum, hvis det er tilfældet.

Angiv om evt. skriftligt materiale kun leveres digitalt samt henvis til en generel censorinformationsside (fx forhold vedr. transport, overnatning, forplejning m.v.).

Egne noter

Her kan du skrive noter til eget brug. Censor kan ikke se noterne.    

Besked til sekretariatet

Feltet skal kun bruges til oplysninger til sekretariatet, der vedrører allokering af den konkrete prøve.

Her skal du skrive, hvis der vedr. allokeringen er yderligere informationer om prøven som fx kombination af prøver, ændring af dato (jf. indtast dato ovenfor).

Ved syge-/omprøve kan man få allokeret samme censor som ved ordinær prøve. Prøvenummeret for den ordinære prøve angives sammen med bekræftelse af, at der fra planlæggerens side er indgået aftale med censor om omprøven på det pågældende tidspunkt.

Beskeder om prøvens indhold og lignende angives i 'Besked til censor.'

Spørgsmål eller mere generelle kommentarer skal mailes til sekretariatet.

Kombination af prøver

Oplys de prøvenumre, som skal kombineres i feltet ’Besked til sekretariatet’, og skriv det i feltet i alle bestillinger (i den første bestilling, hvor prøvenummeret ikke kendes, skrives "Kombineres med efterfølgende prøver").

Alternativt kan der klikkes på ’bestil og kombiner med næste’ nederst i bestillingen.

Bestil

Klik 'Bestil' når du er færdig med at taste censorbestillingen.     

Opret ny bestilling – fem valgmuligheder

Proceduren beskrevet under Opret bestilling følges.

Der sættes dog også hak i boksen 'Allokering - fem i udvalg.'

Feltet afkrydses, hvis der pga. særlige hensyn ønskes mulighed for at vælge mellem fem tilbudte censorer inden allokering.

Hvis dette felt afkrydses kan der vælges én af fem censorer, der kommer frem, når der trykkes 'Bestil.'

Det er ved denne funktion vigtigt at være opmærksom på, at bestiller selv har ansvar for at lave aftale med censor og foretage allokeringen i god tid inden eksamen.

Oplysninger på censor

Oplysninger om censor fås ved at klikke på censornavnet, hvorefter oplysningerne fremgår på en ny fane.

Kontakt til censor

Den ønskede censor kontaktes af bestiller/eksamensadministrationen for indgåelse af aftale af vedr. prøven inden der klikkes på 'alloker.'

Alloker censor

Først når der er truffet endelig aftale med en af de fem censorer, klikkes der på 'alloker' ud for den pågældende censor, og den valgte censor er dermed allokeret til prøven. Der må kun allokeres 1 censor pr. bestilling.

Listen over mulige censorer er gemt under bestillingen og kan findes frem igen ved at finde bestillingen under 'Censorbestillinger'. Nederst på bestillingen klikkes på 'Mulige censorer', og listen kommer frem igen. Listen gælder kun for denne bestilling, også selvom der er oprettet en anden bestilling med samme kvalifikation.

Nye censor forslag

Det er muligt at få fem andre censorforslag. Der angives en fyldestgørende begrundelse i tekstfeltet, hvorefter der klikkes på 'indsend ansøgning'.

Opdatering af prøveoplysninger – efter prøven er allokeret

Oplysninger om prøver kan ændres af eksamensadministrationen, efter prøven er allokeret. Evt. ændringer før allokering skal fortsat sendes til Censorsekretariatet.

Menupunktet Censorbestillinger vælges til højre og i oversigten over bestillinger klikkes der på blyanten ud for den pågældende prøve.

Der kan ændres oplysninger vedr.

  • Institution/uddannelse
  • Eksaminator(er)
  • Antal eksaminander
  • Censornorm (gennemsnitligt antal minutter pr. eksaminand)
  • Prøvedato
  • Besked til censor

Ved ændringer foretaget af eksamensadministrationen sender systemet automatisk en mail til censor med de opdaterede oplysninger.

Eksaminatorer

Her kan du se de eksaminatorer, der er oprettet for din(e) uddannelse(r).

Opret ny eksaminator

Her oprettes henholdsvis tilføjes eksaminatorer til en given linje/uddannelse. Det er helt afgørende, at der anvendes CPR-nr. ved oprettelsen.

Censorsekretariatet opretter ikke eksaminatorer.

  1. Vælg 'Opret ny eksaminator'
  2. Tast Cpr-nummer og klik 'Søg'. Er eksaminator allerede registreret som fx censor i systemet eller som eksaminator på en anden uddannelse, kommer stamoplysningerne automatisk frem.
  3. Indtast fornavn, efternavn og e-mail, hvis eksaminator ikke blev fundet i systemet.
  4. Der genereres automatisk en adgangskode, som sendes direkte til eksaminator.
  5. Klik 'opret' under den eller de relevante linje(r)/betegnelse(r).

Stamoplysninger

Her kan du se stamoplysninger på de institutioner som du bestiller censor til.