Det gode eksamensforløb

Her findes en guide til det gode eksamensforløb. Guiden findens på engelsk for enden af siden. 

Censors opgave

Det er censors opgave, at sikre, at der gennem eksaminationen sker en dokumentation af eksaminandernes færdigheder samt af målopfyldelsen for uddannelsen, herunder skal der bla. sikres:

  • At prøverne er i overensstemmelse med målbeskrivelser og øvrige krav fastsat for uddannelsen
  • At kravene til indholdet af uddannelsens prøver er i overensstemmelse med målbeskrivelser og øvrige krav fastsat for uddannelsen
  • At eksaminanderne får en ensartet og retfærdig behandling og deres præstationer en pålidelig bedømmelse
  • At prøverne gennemføres i overensstemmelse med de gældende regler

Derudover omfatter censors funktioner i forbindelse med eksamen:

  • At fungere som det offentliges repræsentant under eksamen
  • At sikre eksaminandernes retssikkerhed

Forespørgsel

Censor modtager en forespørgsel på en given censuropgave fra Censor IT. En algoritme afgøre, hvilke censorer forespørgsel sendes til. Forespørgslen sendes til 10 censorer ad gangen. Algoritmen tager højde for en række faktorer, når den afgøre, hvem forespørgslen skal sendes til.

Faktorerne er:

  • Områder censor er beskikket inden for
  • Censors adresse i forhold til prøvestedet
  • Omfanget af censuropgaver censor har haft i det løbende kalenderår

I forespørgslen er censuropgavens forventede omfang angivet. Det er en gennemsnitsbetragtning, og der kan desværre være fejl i angivelsen. Antallet af timer i forespørgslen kan derfor ikke lægges til grund for en forventning, om at dette antal timer udbetales. Der udbetales altid kun efter gældende norm, afleverede opgaver og fremmødte studerende.

Antallet af studerende er også angivet i forespørgslen. Dette kan dog også afvige fra det faktiske tal, da mange censuropgaver planlægges tidligt i forhold til eksamensdagen. Tallet er derfor ofte et udtryk for en holdstørrelse, indgåede specialekontrakter eller lignende. Tallet dækker dermed ikke over antallet af afleverede opgaver eller fremmødte studerende.

Er der angivet et tidspunkt for censuropgavens afholdelse, er det som udgangspunkt gældende, medmindre der er tale om lokaleproblemer eller lignende.

Vurdering af forespørgsel - Er jeg den rigtige censor?

Efter modtagelse af forespørgslen skal censor vurdere, om vedkommende er den rigtige til at påtage sig censuropgaven.

Vurderingen bør ske ud fra følgende punkter:

  • Om tidspunktet for eksaminationen passer ind i censors kalender
  • Om der er et match mellem censors faglighed og censuropgavens faglige område
  • Om der umiddelbart ser ud til at være habilitetsproblemer 
  • Om der er ved opgaven et rimelig forhold mellem censors tidsforbrug, rejsetid og omkostning for universitet

Hvis censor vurderer punkterne positivt trykkes der på acceptlinket i forespørgslen.    

Udpegning og allokeringsmail

Censor IT forholder sig til indkomne accepter og vælger censor.

Censor modtager så en allokeringsmail og er hermed udpeget som censor for den pågældende eksamination.

Modtagelse af opgave og målbeskrivelse

Fra universitet modtager censor efterfølgende, per post eller digitalt den opgave, der ligger til grund for eksaminationen, samt oplysning om præcis sted, tid og formalia omkring eksaminationen.

Uddannelsen skal fremsende målbeskrivelse for eksaminationen eller henvisning hertil. Det er censors ansvar at målbeskrivelsen er grundlag for eksaminationen og eksamen ikke gennemføres uden målbeskrivelse.

Censor skal være opmærksom på at efterlyse opgave og formalia i passende tid inden eksamensdagen, hvis det ikke er kommet. I så fald tages der kontakt til prøvens kontaktperson. Kontaktpersonen og vedkommendes kontaktoplysninger er angivet i allokeringsmailen.

Snyd og plagiering – før eksaminationen

I forbindelse med opgavelæsning kan der opstår mistanke om snyd eller plagiering. Et typisk tegn kan være stor variation i tekstens kvalitet eller en litteraturliste, der ikke svarer til opgaven.

En mistanke kan til tider underbygges ved at google tekstudsnit.

Opstår mistanken rettes der henvendelse til eksaminator – gerne i god tid inden eksamen.
Eksaminator har adgang til kontrolværktøjer på universitetet.    

Inden eksaminationen

Censor skal være i eksaminationslokalet i god tid inden selve eksaminationen begynder, så der er mulighed for at få hilst på eksaminator og sikre, at alt er som det skal være.

Det enkelte universitet har fastsat bestemmelser om den enkelte eksaminations varighed. Varigheden er inklusiv:

  • Forhåndsvotering mellem censor og eksaminator inden eksamen
  • Selve eksaminationen
  • Votering efter eksamen
  • Tilbagemelding og afgivning af karakter til den studerende efter eksamen

Under forhåndsvoteringen drøfter censor og eksaminator opgaven, uklarheder, styrker og svagheder i relation til målbeskrivelsen, herunder karakterniveau, ligesom relevante spørgsmål, eksamensforløb og rollefordeling aftales.

Er censor usikker på elementer af opgaven eller enkeltområders kvalitet er det fint at få det drøftet med eksaminator.

Selve eksaminationen

Hvis der er tale om en eksamen med mange tilmeldte studerende, bør censor som udgangspunkt sikre de studerendes identitet, idet eksaminator ikke kan forventes at kende alle eksaminander.

Under selve eksaminationen indleder den studerende ofte med et kort oplæg.
Eksaminators rolle er at gennemføre og drive eksaminationen.

Generelt kan censor byde ind med spørgsmål i følgende situationer:

  • Når noget er uklart
  • Når den studerende ikke svarer på spørgsmål
  • Når censor føler, at eksaminator ikke giver tid til den studerendes svar
  • Når censor kan mærke, at eksaminator har brug for en lille pause
  • Når relevante spørgsmål trænger sig på for at komme rundt i målbeskrivelsen
  • Når den studerende skal redegøre for opgavens svagheder

Svagheder i opgaven er et vigtig emne under eksaminationen, og bedømmerne bør derfor spørge ind til dette. Det giver den studerende mulighed for at vise sin formåen og dermed gøre op for svagheder, fejl og mangler i den afleverede opgave. Hvis den studerende ikke kan svare på spørgsmålene, går bedømmerne videre.

Det er vigtigt, at bedømmerne er opmærksomme på forventningsstyringen, således at den studerende også bemærker fejl og mangler i sine svar undervejs.

Når en eksamination er påbegyndt, skal der gives en bedømmelse, medmindre eksaminationen afbrydes på grund af bortvisning eller på grund af sygdom, der berettiger til sygeprøve.

Nogle studerende vælger at vise powerpoints, filmklip eller har diverse handouts. Det er helt fint, men det er vigtigt, at udstyr og problemer med visning ikke tager tiden og opmærksomheden.

Det er ofte naturligt, at det er censor, der er opmærksom på tiden, så der hverken bruges for lidt eller for megen tid.

Censor har notatpligt. Der skal under hele eksaminationen og under voteringen tages noter, så man, også flere måneder senere, kan forholde sig til en eventuel klage og tydeligt kunne gengive fejl og mangler i forhold til målbeskrivelsen.    

Snyd og plagiering – under eksaminationen

Der kan opstå tegn på snyd eller plagiering under eksaminationen. Et typisk tegn er, at den studerende ikke kan redegøre for indholdet i opgaven.

Hvis mistanken opstår under selve eksaminationen skal eksaminationen gennemføres. Censor og eksaminator foretager votering og beslutter karakter uagtet mistanken.

Karakteren tilbageholdes så for den studerende til man nærmere har fået undersøgt mistanken via universitetets kontrolværktøjer. Det er universitetet, der forestår plagieringskontrollen og foretager den endelige vurdering.

Votering

Når den studerende forlader lokalet skal vedkommende tage alle sine ting med ud. Der har været eksempler på, at studerende har haft optagerudstyr med og optaget både eksamen og votering. Det er ikke lovligt.

På baggrund af selve eksaminationen og med tydelig henvisning til målbeskrivelse og karakterbekendtgørelse afgøres karakteren og tilbagemeldingen til den studerende afklares.

Der er ingen regler om, hvem der først skal komme med et udspil om en karakter. Censor er valgt, fordi pågældende har en relevant generel faglighed på området, eksaminator har en dyb og omfattende faglighed på området.

Censor skal være imødekommende for at der opnås enighed med eksaminator om karakteren.

Hvis der opstår uløselig uenighed om karakter, giver censor og eksaminator hver en karakter. Karaktererne lægges sammen og divideres med to.  Karakteren afrundes til nærmeste karakter i karakterskalaen.
Ligger gennemsnittet midt imellem to karakterer, er den endelige karakter nærmeste højere karakter, hvis censor har givet den højeste karakter, og ellers nærmeste lavere karakter.    

Karakterafgivelse og tilbagemelding

Det afgørende at den studerende tydeligt forstår karakteren i henhold til både målbeskrivelse og karakterbekendtgørelsen, når censor og eksaminator giver den studerende karakter. Der skal altså gøres opmærksom på fejl og mangler i opgave og eksamination, og hvordan disse peger på en given karakter på karakterskalaen.

Censor og eksaminator bør tænke på tilbagemeldingen som en del af en pædagogisk læringsproces. Den studerende bør således, hvis der er baggrund for det, modtage gode råd om fremtidige løsninger, opgaveskrivninger eller eksaminationer.    

Efter eksaminationen

Umiddelbart efter eksamen indberetter censor og eksaminator karakteren/-rne i et eksamenssystem eller via en blanket.

Censor kan med fordel ved samme lejlighed udfylde eventuel afregning og transportblanket afhængig af det enkelte universitets procedurer. Relevante dokumenter afleveres direkte til eksamenskontor, alternativt sender eksaminator dokumenterne via intern post, eller censor sender per post efterfølgende.    

Censorrapport

Når censor efterfølgende sidder ved sin computer udfyldes censorrapport i Censor IT, hvilket kan ses som en kvalitetssikring af eksamen.

Hvis alt har været i skønneste orden, sker det ved hurtig afkrydsning. Ros må dog også gerne noteres i censorrapporten.

Har der været problematiske forhold, skal det altid noteres i censorrapporten. Der skal altid knyttes en kommentar til evt. kritisk vurdering. Censorformandskabet forholder sig til alle problematiske forhold og bringer disse op over for det enkelte universitet.

Klagebehandling

Fra tid til anden opstår klager fra den studerende over karakter eller eksamination.

Censor og eksaminator skal sammen svare på klagen.

I besvarelsen af en klage er det helt afgørende, at der tydeligt henvises til målbeskrivelse, karakterbekendtgørelse og den konkrete eksamination.

Fra tid til anden modtager vi klager over censor. Alle klager bliver sendt til censor for kommentarer til de fremsatte klager. Censorformandskabet træffer beslutning om evt. sanktioner over for censor. Man bliver ikke afbeskikket for én klage.

Vejledning og sparring

Censorsekretariatet står til rådighed for sparring og besvarelse af eventuelle tvivlsspørgsmål i forhold til formalia.    

The good exam process (English guide)

The exam process

It is the external examiner's (censor) job to ensure that the examinee's proficiencies are properly tested and documented according to the objectives of the programme. This includes ensuring that

  • Tests and content requirements are in line with qualification descriptions and other requirements
  • Examinees get fair and equal treatment and that their performance is evaluated in a consistent way
  • Examinations are carried out in accordance with the rules in force

Furthermore the external examiner's duties at exams are to

  • Act as the representative of the authorities
  • Ensure the examinees' civil rights

Cf. Best practice for external examiners

PROCEDURE

  1. Inquiry. Censor IT sends external examiners an inquiry concerning a given test. Inquiries are sent out depending on external examiners' professional expertise, geographical proximity, workload and whether they have lately acted as external examiner for the teacher in question.
  2. Am I the right external examiner. The external examiner checks whether the date is acceptable, whether the topic or course is within his/her expertise and whether there might be any impartiality issues. The external examiner also considers whether time consumption, travel time and other costs will be fair. If everything is ok, the external examiner clicks the accept button.
  3. Designation. Censor IT takes a stand on the incoming acceptances and chooses a external examiner.
  4. Allocation mail. The external examiner receives an allocation mail and is thus appointed for the exam in question.
  5. Assignments and qualification descriptions. The commissioning university sends the external examiner the assignment(s) by post or a link to the assignment. Also the external examiner is informed about time and place for the exam, qualification descriptions and other information about formalities as necessary.
    The commissioning university MUST send the external examiner the qualification description or a link to the description. The external examiner must see to it that the qualification description provides the basis for the exam; the exam cannot take place without the qualification description. Also, the external examiner must take action if assignment(s) and formalities have not been received in due time before the exam.
  6. Cheating and plagiarism. An assignment may cause a external examiner to suspect cheating or plagiarism. A typical sign may be that the quality of the text varies. By googling extracts the suspicion may perhaps be substantiated. If so, the external examiner must contact the teacher – preferably well in advance of the exam.
    Teachers, and at some universities also external examiners, have access to checking tools at the university. If the suspicion arises during the exam itself, the exam must be completed and the teacher and the external examiner decide on the grade despite their suspicion.
    The grade is withheld from the student until the suspicion is substantiated or refuted by means of the checking tool. The university is in charge of the plagiarism check and of making the final evaluation.
  7. Be on time for oral exams. A external examiner must arrive in time to check the room and to say hello to the internal examiner. The university has stipulated the duration of each examination. The duration includes opening discussion, the examination itself, post-exam deliberation and announcing the grade to the student.
  8. Opening discussion. Before the exam the external examiner and the teacher discuss the assignment, its ambiguities, strengths and weaknesses in relation to the qualification description, including grade level and clarification of relevant issues, process and role distribution.
    There are no rules as to who should take the lead. The external examiner has been chosen for having a relevant, general comprehension of the area, the teacher has a deep and extensive knowledge in the area. If the external examiner is uncertain about elements of the assignment or the quality of certain passages, it is perfectly acceptable to discuss this with the teacher.
  9. Pleasant atmosphere. When the student enters the room, it is important that the external examiner is friendly and obliging. The student must be given the chance to perform as well as possible. There is bound to be some amount of jittery nerves in an exam situation and the external examiner can minimize these by creating a safe and pleasant ambiance. One way of starting the examination is by inquiring into the student's course through university.
  10. Audience. Basically exams are public. Sometimes a student will want to include an audience. It is a good idea that the external examiner and the teacher discuss this with the student out of earshot of the audience to ensure that the student does indeed accept having an audience at the exam.
    The grade deliberation is not public and only the external examiner and the assessor may be present – and in exceptional cases a coming assessor if the university decides it.
  11. The exam. If the exam includes a large number of students, the external examiner must ascertain the identity of the examinees as the teacher cannot be expected to know them all. Often the examinee will start the exam by giving a brief presentation.
    The teacher is in charge of the examination. The external examiner may contribute questions when something is unclear, when the examinee does answer the question, when the external examiner feels that the teacher does not give the student adequate time to answer, when the external examiner senses that the teacher needs a break or when relevant questions need clarification in terms of fulfilling the qualification description.
    It is important that the assessors have an eye to probing into weaknesses in the project, the oral presentation or an answer to allow the examinee to demonstrate his/her capabilities thus making up for weaknesses, errors or shortcomings. If the examinee is unable to answer, the assessors proceed.
    It is important that the assessors are aware of aligning expectations so that the student will also notice errors and shortcomings in the process. Once an exam has started, a grade must be given unless the exam is suspended due to expulsion or illness, which entitles the student to do a retake.
  12. Equipment. Some students like to show PowerPoint presentations, video clips or have handouts. This is perfectly alright as long as equipment and technical problems do not cause a time problem or impair attention.
  13. Time management. Often the external examiner manages the time so that neither too much nor too little time is spent on the exam.
  14. Note-taking. The external examiner is required to take notes. Throughout the exam and deliberation the external examiner must take notes in such a way that s/he will be able to respond to a complaint even several months later and be able to comment on errors and shortcomings in relation to the qualification description in question.
  15. Clearing the room. When students leave the room, they much take all their belongings with them. Students have been known to record the exam as well as the deliberation, which is illegal.
  16. Deliberation. Based on the examination and with clear reference to the qualification description and the Grading Scale Order, the grade is decided on and the student is given feedback. The external examiner must be forthcoming in reaching an agreement with the teacher on the grade.
    Should an insoluble dissent arise, the grades are added and divided by two. The grade is rounded off to the closest grade in the grade scale. If the average is exactly between two grades, the grade will be the higher of the two if the external examiner has given the highest grade and otherwise the lower of the two.
  17. Grading and feedback. When the external examiner and the teacher announce the grade to the student, it is important that the student clearly understands the grade both in relation to the qualification description and the Grade Scale Order, i.e. what are the errors and shortcomings in the assignment and the exam, and how are they reflected in the grade.
    It is equally important that the external examiner and the teacher think of the feedback as part of a pedagogical learning process. If there is reason to do so, the student should be offered advice on future solutions, assignment compilation and exams.
  18. Grade recording. Following the feedback, the external examiner and the teacher record the grade either digitally or on a grade sheet, depending on the university's present system. At the same time the external examiner can fill in the salary sheet and travel expense form. These forms should be handed in to the exams office or the teacher can send them by internal mail, or the external examiner can send them by post later.
  19. External examiner report. Once the external examiner has access to a computer after the exam, s/he must fill in the external examiner report in Censor IT. If there is nothing significant to report, it is only a matter of clicking some boxes. If there were sticky issues during the exam, these should be mentioned in the report. The external examiner committee addresses all issues and will take them up with the individual universities.
  20. Complaints. From time to time students will complain about grades or the exam. The external examiner and the teacher must respond to the complaint together. In the response it is decisive that there are clear references to the qualification description, the Grade Scale Order and the exam in question.
  21. Supervision and sparring. The Censorsekretariatet is always at your disposal for sparring and discussion of questions in connection with exam formalities.